So viele Menschen während der Wallfahrt zu betreuen und ihnen Quartiere zum schlafen zu berschaffen, bedeutet eine Menge Vorbereitungen. Die Bestellungen in den diversen Hotels, Gaststätten und Privathäusern werden bereits ca. 14 Monate vor der jeweiligen Wallfahrt vorgenommen.
Ein Quartiergeber aus der Schmelz berichtet folgendes:
„Um bei dieser großen Teilnehmerzahl eine reibungslose Abwicklung zu garantieren, müssen die Vorbereitungen hiezu noch in den Wintermonaten begonnen werden, was in erster Linie die
Beschaffung der Quartiere betrifft. Dieser Aufgabe ist insofern nicht leicht gerecht zu werden, da es sich beim letzten Etappenort Annaberg um eine Streugemeinde mit mehreren Ortsteilen
handelt. Die Unterbringung der Wallfahrer erfolgt hier in den Ortschaften Schmelz-Sägemühle und überwiegend in Privatzimmern. Für diese zum Teil recht umständliche Quartieraufnahme hat sich Herr Vojtek als ‚Vorkommando‘ von Jahr zu Jahr einen immer besseren
Bekanntheitsgrad erworben. In unserem – von schädlichen Umwelteinflüssen Gott sei Dank noch verschonten Dorf – hat Herr Vojtek angeblich das Kunststück fertiggebracht, die privaten Schlafgemächer biederer Schmelzer Bürger für eine Nacht anzumieten und sich in den Dachgeschoßen nach versteckten Bettstellen umzusehen. Am allerwenigsten kann sich Herr Vojtek begeistern, wenn sich bei der ohnehin schon vorhandenen Bettennot schon
andere Gäste eingenistet haben. Trotzdem war es immer wieder möglich, dass die vom dreitägigen Marathonmarsch schon etwas gezeichneten Teilnehmer ihr müdes Haupt hinlegen bzw. die noch viel mehr strapazierten Beine ausstrecken konnten. Der Aufbruch zum letzten fast vierstündigen Marsch über Sabel, Fadental und Walster nach Mariazell erfolgt Sonntag früh. An diesem Tag werden auch die Quartiergeber zu Frühaufstehern, um die Wallfahrer um 3.30 Uhr aus den Federn zu holen und das Frühstück zu richten.“
Gepäcklogistik
Durch die große Teilnehmerzahl ist man gezwungen die Wallfahrer auch in entlegenen Orten unterzubringen. Es wird die jeweilige Unterkunft rechtzeitig bekanntgegeben und die Wanderer werden von einem Ortskundigen entweder zu Fuß oder mit Kleinbus hingeführt.
Dort erwartet sie auch bereits das Gepäck, das ebenfalls von den Busfahrem hintransportiert wurde. Zeitig in der Früh werden die Wallfahrer zu den jeweiligen Sammelstellen transportiert und das Gepäck danach in das nächste Quartier gebracht. Es kommt auch vor, dass besonders erschöpfte Wallfahrer unterwegs auf der Straße von den Fahrern schon vor Erreichen ihres jeweiligen Zieles mitgenommen werden. Einige Freiwillige stehen mit ihren Autos schon seit Jahren für diese Arbeit zur Verfügung. Sie bekommen vom Einsatzleiter, Hans Vojtek, ihren Einsatzplan mit wichtigen Anweisungen.
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